Οι καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης χρόνου

Οι κορυφαίες δωρεάν και επί πληρωμή εφαρμογές διαχείρισης χρόνου για αύξηση της παραγωγικότητας.

 

Για τους περισσότερους από εμάς, ο χρόνος αποτελεί ένα από τα πολυτιμότερα αγαθά στην καθημερινότητά μας. Έρευνες δείχνουν ότι η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου συνδέεται με σημαντικά οφέλη, όπως υψηλότερη εργασιακή απόδοση, καλύτερα ακαδημαϊκά αποτελέσματα και μεγαλύτερη ευεξία. Παρ’ όλα αυτά, το 82% των ανθρώπων δεν χρησιμοποιούν κάποιο οργανωμένο σύστημα για τη διαχείριση του χρόνου τους, γεγονός που συχνά οδηγεί σε άγχος, αναβλητικότητα και μειωμένη παραγωγικότητα.

 

Η καλή είδηση είναι ότι υπάρχουν πρακτικές και εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν. Σύμφωνα με ειδικούς, αφιερώνοντας μόλις 10-12 λεπτά στον καθημερινό προγραμματισμό μπορεί κανείς να εξοικονομήσει σχεδόν 2 ώρες μέσα στην ημέρα, με αποτέλεσμα την απόδοση κατά περίπου 25% περισσότερο. Τέτοιου είδους κέρδη επιτυγχάνονται με σωστή οργάνωση και προτεραιοποίηση. Οι εφαρμογές διαχείρισης χρόνου αξιοποιούν αυτές τις αρχές, προσφέροντας ψηφιακά εργαλεία για καλύτερο προγραμματισμό, παρακολούθηση δραστηριοτήτων και περιορισμό των περισπασμών.

 

Παρακάτω, παρουσιάζουμε μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης χρόνου (τόσο δωρεάν όσο και επί πληρωμή) και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν. Οι προτάσεις καλύπτουν διαφορετικές ανάγκες: από φοιτητές που χρειάζονται βοήθεια με τη μελέτη και τις εργασίες τους, μέχρι εργαζομένους που θέλουν να βελτιώσουν την παραγωγικότητά τους στον επαγγελματικό χώρο, αλλά και την καθημερινή προσωπική οργάνωση.

 

 

 

Το Todoist είναι μια δημοφιλής εφαρμογή για λίστα εργασιών (to-do list) και διαχείριση καθηκόντων, με πάνω από 30 εκατομμύρια χρήστες παγκοσμίως. Επιτρέπει τη δημιουργία και οργάνωση εργασιών σε έργα, τον ορισμό προθεσμιών και επαναλαμβανόμενων υποχρεώσεων, καθώς και τον καθορισμό προτεραιοτήτων. Συγχρονίζει τα δεδομένα σας σε όλες τις συσκευές (κινητό, tablet, υπολογιστή), διευκολύνοντας την πρόσβαση στη λίστα σας παντού. Η βασική έκδοση είναι δωρεάν και επαρκεί για προσωπική χρήση – π.χ. για έναν φοιτητή που θέλει να παρακολουθεί εργασίες και παραδόσεις – ενώ η premium έκδοση (με συνδρομή) προσθέτει προηγμένες δυνατότητες όπως υπενθυμίσεις, ετικέτες και συνεργασία σε μικρές ομάδες, κάτι χρήσιμο για επαγγελματικά περιβάλλοντα.

 

 

Το Microsoft To Do είναι μια απλή και καθαρή εφαρμογή διαχείρισης καθηκόντων από τη Microsoft, η οποία διατίθεται δωρεάν σε όλες τις πλατφόρμες. Προσφέρει βασικές λειτουργίες όπως δημιουργία λιστών εργασιών, προσθήκη προθεσμιών και υπενθυμίσεων, και συγχρονισμό με τον λογαριασμό Microsoft του χρήστη·  ενσωματώνεται δηλαδή με το Outlook, το Ημερολόγιο των Windows και άλλες υπηρεσίες της Microsoft. Είναι ιδιαίτερα φιλική προς τον χρήστη που θέλει μια μίνιμαλ λύση χωρίς περιττές πολυπλοκότητες. Αποδεικνύεται ιδανική τόσο για την οργάνωση καθημερινών προσωπικών εκκρεμοτήτων (ψώνια, δουλειές σπιτιού) όσο και για φοιτητές που θέλουν να παρακολουθούν τις εργασίες και τις υποχρεώσεις τους σε ένα σημείο. Δεδομένου ότι είναι δωρεάν και ενσωματωμένη στο οικοσύστημα της Microsoft, αποτελεί μια προσιτή επιλογή για όσους χρησιμοποιούν ήδη Windows ή το Office 365 στην εργασία τους.

 

 

Αν και ένα ημερολόγιο μπορεί να μη θεωρείται πάντα «εφαρμογή διαχείρισης χρόνου», το Google Calendar αποτελεί στην πράξη ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία οργάνωσης. Είναι δωρεάν και διαθέσιμο τόσο μέσω web,  όσο και σε κινητές συσκευές, επιτρέποντας στον χρήστη να προγραμματίζει συναντήσεις, υποχρεώσεις και προθεσμίες με ευκολία. Προσφέρει υπενθυμίσεις, επαναλαμβανόμενα γεγονότα (π.χ. εβδομαδιαίες συναντήσεις ή μαθήματα) και δυνατότητα κοινής χρήσης ημερολογίων με συνεργάτες ή μέλη της οικογένειας. Με τη βοήθειά του μπορείτε να εφαρμόσετε τεχνικές όπως το time blocking, αφιερώνοντας συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα της ημέρας σε συγκεκριμένες εργασίες  βελτιώνοντας έτσι τη συγκέντρωση και την ισορροπία μεταξύ των δραστηριοτήτων σας. Είτε πρόκειται για έναν επαγγελματία που κανονίζει meetings και deadlines, είτε για έναν φοιτητή που σημειώνει το πρόγραμμα μαθημάτων και διαβάσματος, το Google Calendar βοηθά να υπάρχει μια ξεκάθαρη εικόνα του προγράμματος.

 

 

Το Trello είναι μια δημοφιλής εφαρμογή διαχείρισης έργων και εργασιών με οπτική προσέγγιση τύπου Kanban. Στο Trello οι εργασίες οργανώνονται σε πίνακες (boards) με στήλες (lists) και κάρτες (cards), επιτρέποντας την εύκολη παρακολούθηση της προόδου (για παράδειγμα, στήλες «Προς Εκτέλεση», «Σε Εξέλιξη», «Ολοκληρώθηκε»). Είναι ιδιαίτερα ευέλικτο καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί από ομάδες εργασίας για τον συντονισμό project, αλλά και από μεμονωμένους χρήστες για προσωπικά πρότζεκτ ή καθημερινές λίστες υποχρεώσεων. Η βασική έκδοση του Trello είναι δωρεάν και προσφέρει ήδη πολλές δυνατότητες, ενώ υπάρχουν και επί πληρωμή πλάνα με πρόσθετα χαρακτηριστικά (ενοποιήσεις με άλλες υπηρεσίες, μεγαλύτερο αποθηκευτικό χώρο και αυτοματισμούς) για πιο απαιτητική επαγγελματική χρήση. Άλλωστε, διαθέτει ευρεία βάση χρηστών (πάνω από 50 εκατομμύρια εγγεγραμμένους χρήστες μέχρι το 2021), κάτι που αντικατοπτρίζει την αξία του ως εργαλείο βελτίωσης της παραγωγικότητας μέσω καλύτερης οργάνωσης.

 

 

Το Asana είναι μια ισχυρή πλατφόρμα διαχείρισης έργων που απευθύνεται κυρίως σε επαγγελματικές ομάδες. Στο Asana, οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν έργα με αναλυτικές λίστες εργασιών, να αναθέτουν tasks σε μέλη της ομάδας, να ορίζουν προθεσμίες και να παρακολουθούν την πρόοδο μέσω διάφορων προβολών. Ενσωματώνει εργαλεία συνεργασίας που μειώνουν την ανάγκη για ατελείωτα email ή έκτακτες συσκέψεις. Η εφαρμογή προσφέρει δωρεάν πλάνο για μικρές ομάδες ή ατομική χρήση, ενώ μεγαλύτερες επιχειρήσεις επενδύουν στην επί πληρωμή έκδοση για προχωρημένες λειτουργίες και απεριόριστα μέλη ή projects. Έχει αναφερθεί ότι η σωστή χρήση ενός εργαλείου σαν το Asana μπορεί να εξοικονομήσει ακόμη και μία εργάσιμη ημέρα την εβδομάδα από χαμένο χρόνο και περιττές διαδικασίες, αναδεικνύοντας πόσο σημαντικό είναι ένα καλό σύστημα διαχείρισης χρόνου σε εταιρικό περιβάλλον.

 

 

Το Notion διαφέρει κάπως από τις άλλες εφαρμογές της λίστας, καθώς αποτελεί μια all-in-one πλατφόρμα σημειώσεων, βάσεων γνώσεων και διαχείρισης εργασιών, την οποία ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει πλήρως σύμφωνα με τις ανάγκες του. Ουσιαστικά λειτουργεί σαν ένα ψηφιακό τετράδιο όπου μπορείτε να δημιουργήσετε σελίδες για οτιδήποτε: από ημερολόγιο εργασιών και habit trackers μέχρι βάσεις δεδομένων για projects ή συνεργατικούς πίνακες. Πολλοί φοιτητές το χρησιμοποιούν για να κρατούν σημειώσεις μαθημάτων και παράλληλα να οργανώνουν το πρόγραμμα μελέτης τους, ενώ επαγγελματικές ομάδες το αξιοποιούν για documentation και παρακολούθηση εργασιών σε ένα ενιαίο χώρο. Το Notion παρέχεται δωρεάν για ατομική χρήση αλλά και με συνδρομητικά πλάνα διαθέσιμα για ομάδες που χρειάζονται κοινόχρηστους χώρους και περισσότερες δυνατότητες συνεργασίας. Η ευελιξία του το καθιστά ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης χρόνου για όσους θέλουν να προσαρμόσουν πλήρως τον τρόπο οργάνωσής τους. Ουσιαστικά μπορείτε να φτιάξετε το δικό σας σύστημα μέσα στο Notion, αξιοποιώντας πληθώρα έτοιμων templates ή δημιουργώντας τα δικά σας από το μηδέν.

 

 

Σε αντίθεση με τις εφαρμογές που επικεντρώνονται στον προγραμματισμό, το RescueTime βοηθά στην κατανόηση του πώς ακριβώς ξοδεύετε τον χρόνο σας, παρακολουθώντας αυτόματα τη δραστηριότητά σας σε υπολογιστές και κινητά. Καταγράφει πόση ώρα αφιερώνετε σε κάθε ιστοσελίδα και εφαρμογή (π.χ. email, social media, εργαλεία δουλειάς) και παράγει αναλυτικές αναφορές για την ημερήσια και εβδομαδιαία κατανομή του χρόνου. Χαρακτηριστικά, ο μέσος άνθρωπος περνά πάνω από 6,5 ώρες online κάθε μέρα, χρόνος που συχνά διασπάται σε μη παραγωγικές δραστηριότητες. Επιπλέον, το RescueTime επιτρέπει στον χρήστη να θέτει στόχους (π.χ. το πολύ 1 ώρα την ημέρα στα social media) και μπορεί να στέλνει ειδοποιήσεις ή ακόμη και να μπλοκάρει περισπασμούς όταν υπερβαίνετε τα όρια που έχετε θέσει. Η εφαρμογή διατίθεται σε δωρεάν έκδοση με βασικές λειτουργίες και σε premium έκδοση με πιο λεπτομερείς αναλύσεις και εργαλεία εστίασης. Για επαγγελματίες που χρειάζεται να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας τους χειροκίνητα, υπάρχουν και αντίστοιχα εργαλεία time tracking όπως το Clockify ή το Toggl.

 

 

Το Forest είναι μια πρωτότυπη εφαρμογή που βοηθά στη συγκέντρωση και στην αντιμετώπιση της αναβλητικότητας, ιδίως κατά τη μελέτη ή την απαιτητική εργασία. Χρησιμοποιεί την τεχνική Pomodoro (κύκλοι εργασίας 25 λεπτών με ενδιάμεσα διαλείμματα 5 λεπτών) με έναν παιχνιδιάρικο τρόπο. Κάθε φορά που ξεκινάτε έναν κύκλο συγκέντρωσης «φυτεύετε» ένα εικονικό δέντρο στην εφαρμογή, το οποίο μεγαλώνει όσο δεν χρησιμοποιείτε το κινητό σας. Αν αποσπαστείτε και κλείσετε την εφαρμογή πριν λήξει ο χρόνος, το δεντράκι μαραίνεται, έτσι το Forest σας δίνει ένα έξτρα κίνητρο να παραμείνετε προσηλωμένοι. Αυτή η προσέγγιση αποδεικνύεται αποτελεσματική για πολλούς. Η μέθοδος Pomodoro βοηθά περίπου το 60% των χρηστών να διαχειρίζονται τις εργασίες τους με επιτυχία 4 έως 5 ημέρες την εβδομάδα. Δεδομένου ότι περίπου το 75% των φοιτητών παραδέχονται πως καθυστερούν συστηματικά τις υποχρεώσεις τους, μια εφαρμογή σαν το Forest μπορεί να κάνει τη μελέτη πιο παραγωγική και οργανωμένη. Η εφαρμογή κοστίζει ελάχιστα (μια μικρή εφάπαξ χρέωση σε κινητό), ενώ υπάρχουν και παρόμοια δωρεάν χρονόμετρα Pomodoro που μπορείτε να δοκιμάσετε.

 

 

Η σωστή αξιοποίηση των παραπάνω εφαρμογών διαχείρισης χρόνου μπορεί πραγματικά να βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε τον χρόνο σας καθημερινά. Κάθε μία έχει τις δικές της δυνατές πλευρές, το κλειδί είναι να βρείτε εκείνη που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες και την ιδιοσυγκρασία σας, ώστε να παραμείνετε συνεπείς στη χρήση της. Με καλύτερη διαχείριση χρόνου θα βιώσετε λιγότερο άγχος και μεγαλύτερη παραγωγικότητα, αλλά το σημαντικότερο είναι ότι θα ελευθερώσετε χρόνο για όσα έχουν πραγματική αξία για εσάς. Για παράδειγμα, τον χρόνο που θα εξοικονομήσετε μπορείτε να τον επενδύσετε στην προσωπική σας ανάπτυξη, όπως στο να παρακολουθήσετε ένα online σεμινάριο. Το Skillbox προσφέρει ασύγχρονα online εκπαιδευτικά προγράμματα από εισηγητές με πολύτιμη επαγγελματική εμπειρία. Βελτιώνοντας τη διαχείριση του χρόνου σας, μπορείτε να αξιοποιήσετε αυτόν τον κερδισμένο χρόνο για να αναβαθμίσετε τις δεξιότητές σας και να εξελιχθείτε επαγγελματικά μέσω των σεμιναρίων του Skillbox.