Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία είναι μια αμφίδρομη διαδικασία ακρόασης και ομιλίας και είναι πρωταρχικής σημασίας σε όλες τις φάσεις της καθημερινής επαγγελματικής ζωής. Ρωτήστε εκατό εργαζόμενους αν είναι καλοί στην επικοινωνία. Και οι εκατό θα πουν ναι. Στην πραγματικότητα, όμως, όλοι μας πρέπει να βελτιώσουμε τις επικοινωνιακές δεξιότητές μας.
Ο σεβασμός είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία της επικοινωνίας μεταξύ των επιχειρήσεων, όπως και στις προσωπικές μας σχέσεις. Πάντα προσπαθήστε να καταλάβετε το άλλο άτομο.
Ακολουθούν οκτώ τρόποι
Εξαλείψτε τις υποθέσεις. Πολλές επιχειρηματικές σχέσεις έχουν κάποιους άτυπους κανόνες βασισμένες σε υποθέσεις στον πυρήνα τους. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει στην αρχή, αλλά είναι καλύτερα από όλες τις πλευρές να επικοινωνούν ανοιχτά τις ανάγκες και τις προσδοκίες τους. Οι υποθέσεις συχνά προκαλούν παρεξηγήσεις, οι οποίες μπορούν να κλιμακωθούν σε ενοχλητικές καταστάσεις. Ομοίως, μιλήστε για το παρόν και το μέλλον, αλλά μην υποθέστε ότι αυτό που συνέβη πριν είναι αυτό που θα συμβαίνει πάντα. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία μπορεί να επιφέρει θετική αλλαγή, ακόμη και αν τα πράγματα δεν είναι καλά. Πρέπει να κοιτάζετε προς τα εμπρός και να πιστεύετε ότι μπορεί να συμβεί η αλλαγή. Ποτέ μην υποθέστε ότι η ιστορία θα επαναληφθεί.
Βρείτε ένα καλό μέρος και χρόνο για όλους τους εμπλεκόμενους. Η επικοινωνία δεν θα λειτουργήσει όταν ένα συμβαλλόμενο μέρος έχει αποστασιοποιηθεί. Βρείτε ένα ήσυχο μέρος και, εάν η επικοινωνία είναι δύσκολη, βεβαιωθείτε ότι έχετε ιδιωτικότητα. Κάντε τακτικές συναντήσεις ανά εβδομάδα ή μήνα, για να υποστηρίξετε την επικοινωνία και να έχετε τον απαραίτητο χρόνο για να μιλήσετε όταν υπάρχει κάποιο πρόβλημα προς επίλυση.
| Επενδύστε σε μια σωστή επικοινωνία με τους συνεργάτες και τους πελάτες σας. Παρακολουθήστε το online σεμινάριο "Επικοινωνώ Αποτελεσματικά: Λεκτική και Μη Λεκτική Επικοινωνία" |
Για να ακουστείτε, ακούστε πρώτα. Ποτέ δεν θέλετε να ξεκινήσετε μια επικοινωνία επιβάλλοντας μια λύση. Αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, απλώς περιγράψτε το και πείτε πώς επηρεάζει την επιχείρησή σας. Στη συνέχεια, ρωτήστε με έναν ανοιχτό τρόπο: "Τι μπορούμε να κάνουμε για να επιλύσουμε αυτή την κατάσταση;" Σταματήστε και ακούστε. Ο μεγαλύτερος δολοφόνος της επικοινωνίας είναι η αποτυχία ακρόασης. Να είστε αρκετά ανοιχτοί ώστε να ακούτε την ανατροφοδότηση της άλλης πλευράς, να την απορροφήσετε και να αναπτύξετε μια λύση που συνδυάζει αυτό που θέλετε εσείς και αυτό που θέλουν οι άλλοι. Το να ακούτε και στη συνέχεια να επιβάλλετε τη λύση που προτιμάτε είναι σαν να μην ακούτε. Μην σκεφτείτε πώς να απαντήσετε, ενώ ο άλλος μιλάει και μην διακόπτετε μέχρι να ξέρετε ότι το άτομο έχει τελειώσει. Η Ακρόαση στέλνει το καλύτερο μήνυμα: εργαζόμαστε για να βρούμε μια αμοιβαία αποδεκτή λύση.
Κάντε ερωτήσεις. Αυτές σας βοηθούν να λάβετε ανατροφοδότηση, δείξτε ότι ακούτε, επιβεβαιώστε την κατανόηση και δείξτε σεβασμό. Οι ερωτήσεις είναι εξαιρετικά εργαλεία και πρέπει να χρησιμοποιούνται συχνά. Αν δεν είστε σίγουροι για μια λεπτομέρεια, ζητήστε επιβεβαίωση. Εάν θέλετε να ακούσετε την ανατροφοδότηση από το άλλο άτομο, απλά ρωτήστε. Όταν συνδυάζετε την ακρόαση με σχετικές ερωτήσεις, πραγματοποιείτε μια ισχυρή αμφίδρομη επιχειρηματική επικοινωνία.
Η έκφραση συναισθημάτων είναι σημαντική, αλλά πάντα εντός πλαισίου. Είναι απολύτως αποδεκτό να πείτε σε κάποιον: "Όταν δεν συνεισφέρεις στην ομάδα, με ενοχλεί". Αλλά θα πρέπει επίσης να περιμένετε από τον συνάδελφό σας να πει κάτι σαν: "Με ενοχλεί όταν έχω πάρα πολλή δουλειά". Είναι εντάξει. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να βρείτε έναν τρόπο επίλυσης του προβλήματος. Μπορείτε να ξεκινήσετε με αμοιβαία αποσαφήνιση των προσδοκιών που σχετίζονται με την εργασία. Το συναίσθημα είναι μέρος αυτής της επικοινωνίας, αλλά δεν πρέπει να είναι το τέλος του.
Δώστε προσοχή στα μη λεκτικά μηνύματα. Είναι δύσκολο να έχετε ανοιχτή επικοινωνία εάν οι δύο πλευρές διπλώσουν τα χέρια τους, σφίξουν τα σαγόνια τους και αρνούνται να κοιτάξουν ο ένας τον άλλο στα μάτια. Εδώ, τα μη λεκτικά σήματα φωνάζουν οργισμένα ακόμα κι αν δεν είναι τα λόγια. Προσέξτε και τον τόνο της φωνής σας. Εάν τα μη λεκτικά μηνύματα συντρίβουν τη συζήτηση, ίσως είναι καλύτερα να περιμένετε μέχρι να ομαλοποιηθούν τα πράγματα. Κουνήστε το κεφάλι σας και διατηρήστε μια ανοικτή στάση για να δείξετε ότι απορροφάτε τι λέει το άλλο άτομο.
Αναγνωρίστε και ενισχύστε τις θετικές συμπεριφορές. Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι μια συνεχής δραστηριότητα και θα πρέπει να ευχαριστήσετε το άλλο άτομο που σας φιλοξενεί. Αυτό είναι μια πράξη win-win και θα κρατήσει ανοικτά τα κανάλια επικοινωνίας.
Να είστε υπομονετικοί και μην περιμένετε θαύματα. Η επικοινωνία είναι τόσο σημαντική - και τόσο σκληρή. Δεν εξαλείφει τις διαφορές, αλλά τις επιτρέπει. Τελικά, η καλή επιχειρηματική επικοινωνία δεν αφορά τη νίκη. πρόκειται για την ενίσχυση των σχέσεων. Η αλλαγή δεν γίνεται εν μία νυκτί.
Η διαδικασία της αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι ο καλύτερος τρόπος να συνεργαστείτε με τους ανθρώπους με τρόπο που να επιτυγχάνει τους επιχειρηματικούς σας στόχους. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι μετά από αυτά τα οκτώ βήματα θα βελτιωθεί η ποιότητα των επιχειρηματικών σχέσεών σας.
Τι κάνετε εσείς ή η εταιρεία σας όταν υπάρχει πρόβλημα με την επικοινωνία; Παρακολουθείτε σχετικά σεμινάρια ή βρίσκεται λύσεις με διαφορετικό τρόπο;
Πηγή: Middle Market Center